すべてのビジネス手続きや業務がオフィスで行われるわけではなく、現場で行われるものもある。さらに、リモートワークが急増している昨今、ほとんどの企業では、複数の社員が異なる場所や時間帯で仕事をしています。そのため、ワークフロー管理システムの必要性が高まっています。
チームのつながりを維持し、仕事を同期させる最も効果的な方法は、ラップトップ、アンドロイドやiOSのスマートフォン、タブレットなど、彼らの手元にあるデバイスを通して行うことです。このガイドでは、モバイルワークフロー管理とは何か、その構成要素や見つけ方について、理解を深めていただくためにまとめました。
モバイルワークフロー管理は、グループや企業組織が日々の業務手順を追跡し、最適化するために設計されたシステムです。言い換えれば、あらかじめ定義された一連のアクション（ビジネスワークフロー）の設定、監視、管理を支援する管理ツールです。
モバイルワークフローには、以下のような注意すべき重要な要素がいくつかある。
紙ベースのワークフローでは、スケジュール、レポート、作業指示書などの文書が印刷され、従業員全体に物理的に配布されます。これにどれだけのコストがかかり、組織の目標達成に向けて特定のタスクをこなすのにどれだけの時間がかかるかを考えてみてください。
紙ベースのワークフローは、時間がかかり、コストがかかり、効果がなく、コンプライアンス・リスクをはらんでいるのが現実です。一方、モバイル・ワークフローでは、印刷コストがかからず、距離や時間の障壁もない。
さらに、紙ベースのワークフローでは多くの手作業が必要だが、モバイル・ワークフロー・ソリューションではワークフローを自動化できる。
今日の市場において、モバイルテクノロジー、ひいてはモバイルワークフローを導入していない企業は、非常に不利な立場に置かれている。効率性と収益性を犠牲にしているだけでなく、モバイルワークフローがメッセージング、コミュニケーション、チームワークを強化する革新的な方法を享受することもできない。
ワークフローを管理するために統合されたバックエンドプラットフォームとモバイルアプリケーションを活用することで、無限の可能性を秘めた新しい世界が開けます。
モバイルワークフローは、特にパフォーマンスに問題がある状況において、ビジネスプロセスの管理を容易にします。管理者はモバイル・ワークフローを活用することで、プロセスの潜在的な問題をリアルタイムでプロアクティブに検出することができます。この知識は、全体的なビジネス効率を改善するために、サービスレベルのパフォーマンスを分析するために必要です。
迅速、効果的、効率的は生産性を定義する3つの言葉です。モバイル・ワークフロー管理システムは、組織がより少ない時間でより多くのことを成し遂げるのを支援することで定評があります。例えば、単調で反復的なタスクが自動化ソフトウェアに引き渡されると、経営陣や従業員は、終わりのない管理業務ではなく、中核となる事業責任や収益を生み出す活動に集中することができます。
モバイル・ワークフローは、2つの点で企業の業績向上に貢献する。一方では、モバイル・ワークフローはデジタル文書化を可能にし、従業員が必要な情報を常に手元に置いておけるようにする。これにより、必要な情報を探し回ることから生じるフラストレーションが軽減される。そうすることで、従業員の経験や福利厚生が向上し、その波及効果として、従業員の仕事に対するモチベーションが高まります。
一方、モバイル・ワークフローは、ビジネスが顧客により良いサービスを提供するのに役立つ。例えば、顧客はクレジットカードを使ってモバイル機器から支払いを行うことができる。これにより、全体的なユーザー・エクスペリエンスが大幅に向上する。
ワークフローが同時並行でスムーズに進めば、時間の節約になります。ビジネス・プロセスの中で、達成に時間がかかるステップを1つ思い浮かべてみてください。その時間をそのタスクの実行回数で割ると、どれだけの時間とコストが無駄になるかがわかります。
例えば、従業員が配布する紙ベースのアンケート用紙を使って現場から情報を収集するには、時間がかかるだけでなく、コストもかかります。一方、モバイル・フォームを使用すれば、複数のユーザーが同時にフォームに記入できるため、時間とコストを大幅に節約できます。同様に、収集したデータはリアルタイムで利用でき、管理者は意思決定を行うことができます。
以上、モバイルワークフロー管理について述べてきたが、モバイルワークフロー機能をビジネスに最適化するためのヒントをいくつか紹介しよう。
通常、ワークフロー管理手順の出発点は、現在のプロセスを詳細に調べ、注意深く分析することである。また、各マネージャーが監督しているプロセスについてフィードバックを求めることも必要でしょう。そうすることで、改善が必要なビジネスプロセスの重要な領域が見えてきます。
様々なプロセスが明確に理解できたら、今度はそれらを管理しやすい小さな塊に分解し、さらに単純化・合理化する。ビジネス全体のワークフローを簡単に理解し、新しいスタッフがストレスなく実行できるようになるまで、この作業を続けましょう。
文書化されていないことは、忘れられたり、見落とされたりしやすいため、ワークフロー管理において文書化は非常に重要である。したがって、タスクの作成から割り当て、ワークフローの進捗に至るまで、すべてのワークフロープロセスを記録する必要があります。ワークフロー管理ソフトウェアは、これを可能かつシームレスにする。例えば、Asanaのようなプロジェクト管理ソフトウェアでは、ワークフローの定義、タスクの作成、開始から終了までの進捗の追跡と管理をすべて一箇所で行うことができる。
ワークフロー自動化ソリューションは、登録、支払い、配送、フィードバック、在庫管理などのプロセスを自動化するために使用できます。ワークフローを自動化することで、手作業によるプロセスを大幅に削減、または完全に根絶することができます。
例えば、レストランを経営しているのであれば、モバイルアプリを用意し、顧客がモバイルデバイス上で注文、支払い、注文状況の追跡を行えるようにすることができる。同時に、注文が入ると、レストランのスタッフは注文通知やメニューの詳細を受け取ることができる。
モバイル・ワークフロー・マネジメントの最重要目標は、効率性と生産性を向上させることであるため、常に監査と評価を行う必要がある。その目的は、設定された目標に対する進捗状況を測定し、改善すべき点や遅れを観察し、それに応じて調整することである。
モバイル・ワークフロー管理をビジネスに統合する価値を正しく理解したところで、このテーマで最も重要な要素であるモバイル・デバイスについて説明しましょう。スタッフが使用するデバイスがクリーンであることを確認する必要があります。これは、作業プロセスの流れを大きく妨げる可能性があるからです。
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