従業員にスマートフォンを配布するかどうかを検討している場合、最終的な決断を下す前に考慮しなければならない点が数多くあることは明らかです。一方では、従業員にスマートフォンを配布する計画を進めるべき正当な理由があります。一方では、従業員が個人所有の携帯電話を業務目的で使用できるようにするBYOD（Bring Our Own Device）ポリシーを導入する正当な理由もあります。自社にとってどちらの道を取るべきかを自分で判断するために、ここでは従業員にスマートフォンや携帯電話を配布することの長所と短所、そして最終的にその道を進むことに決めた場合のデバイスの展開方法について詳しく説明します： 互換性（長所）：互換性は、従業員に自分の携帯電話を業務用に使わせるのではなく、携帯電話を配布する理由の一つである。キャリア、携帯電話のメーカーとモデル、オペレーティング・システムを選択すれば、BYODポリシーでは事実上不可能なレベルのコントロールが可能になる。管理が強化されれば、IT部門がデバイスを保護するのも容易になる： 従業員にスマートフォンや携帯電話を支給することの問題点の1つは、すでにスマートフォンや携帯電話を持っている従業員が、どこに行くにも個人用の電話とビジネス用の電話を持ち歩かなければならないことを喜ばない可能性があることです。しかし、これは従業員全員が携帯電話を持つことを意味するものではありません。ピュー・リサーチ・センターによると、2016年11月の時点で、米国でスマートフォンを所有している成人は77％に過ぎないという。したがって、従業員全員が自分の携帯電話を持っているとは断言できませんが、ほとんどの従業員が持っていることは確かです。したがって、決定する前にスマホの普及率を調べることは意味があるだろう： BYOD戦略を採用し、従業員が自分の携帯電話から通話や作業を行った場合、その費用を従業員に払い戻す場合、より高いコストに直面する可能性があります。その理由は、さまざまな料金プランの料金を負担することになるからだ。法人顧客を獲得するために競合する通信事業者は数多く存在するため、社用携帯を支給するということは、広告料金よりも有利な料金で交渉できる可能性があることを意味します。
ITコストの増加（反対）： BYODポリシーを採用している場合、従業員は自分のスマートフォンや携帯電話を自分で管理することになる。しかし、携帯電話を配布する場合、会社は携帯電話のメンテナンスや故障時の修理に責任を持つことになります。このようなIT部門の負担は、コストを押し上げる可能性がある： 24時間利用可能（長所）：企業は従業員に健全なワーク・ライフ・バランスを提供することを目指すべきですが、仕事によっては従業員が24時間利用可能でなければならない場合もあります。このような場合、社用電話を配布することで、従業員が通常の業務時間外でも通話できるようにすることが容易になります： 従業員に電話を配ればそれで終わりというわけではないことを忘れてはならない。おそらく数年ごとにハードウェアをアップグレードする必要がある。技術や機能は変化するため、従業員に効率的に携帯電話を使わせたいのであれば、モデルイヤーから大きく遅れを取らないようにする必要がある。世界の労働者の約83%は、技術革新によって生産性が向上したと考えていますが、動作が鈍かったり、性能が最適でない旧式の携帯電話は、生産性を低下させたり、なくしたりする可能性があります。会社の規模や予算にもよるが、2年かそこらごとに新しい携帯電話に投資しなければならないような戦略をとるのは、コスト的に難しいかもしれない：モニタリング（長所）：従業員にスマートフォンや携帯電話を持たせることで、携帯電話の使用状況をモニタリングできるため、従業員の説明責任を高めることができる。会社支給の携帯電話であれば、音声通話やデータ通信の使用状況を簡単に監視でき、従業員がダウンロードできるアプリの種類などに制限を設けることができる。これにより、透明性を高め、従業員による社用携帯の使用方法をよりコントロールしやすくなります。しかし、モバイルデバイスの監視について、従業員に透明性を持たせることが重要である： 監視を含むポリシーに不満を持つ従業員がいることは確かです。これは、多くの従業員がBYODポリシーを好む理由の1つです。実際、ある調査によると、従業員は、会社支給のデバイスを使用するよりも、自分のデバイスを業務で使用することを許可された方が生産性が高くなることが示唆されています： 従業員に携帯電話を支給するもう1つの主なメリットは、堅牢なウイルス対策ソフトウェア・プログラムの義務付け、最新のソフトウェアを入手するための定期的なアップデート、デバイス・コンテンツの定期的なバックアップ、強力なパスワードと定期的なパスワードの変更、パスコードなどの対策を通じて、企業データの安全性を管理できるようになることです。もしそうすることに賛成するのであれば、どの従業員にスマートフォンや携帯電話が必要かを決定することを含む計画が必要です。すべての従業員が職場で支給された携帯電話を責任を持って使用すると仮定するのは良いことですが、必ずしもそうではないことを知っておくことが重要です。従って、会社から従業員に支給されるスマートフォンや携帯電話をどのように使用すべきかを規定する実用的なガイドラインを提供する正式なポリシーは理にかなっている。
職場の電話規定 電話規定の一部となるべき実践的なヒントをいくつか紹介しよう。会社から支給される携帯電話を使用する前に、必ず従業員に署名してもらいましょう。
また、携帯電話ポリシーの一環として、携帯電話の使用権限の剥奪から、違反がそのような措置を正当化するほど深刻な場合は解雇の可能性まで、さまざまな可能性のある罰則を明確に明記する必要があります。
では、あなたの会社では従業員に社用電話を与えるべきでしょうか？結論から言えば、この決断はあなた次第である。しかし、お分かりのように、このような戦略を進めるにはそれなりの理由があります。この戦略を成功させるためには、明確なガイドラインを設定し、従業員が社用電話に関する権利と責任を理解できるようにする必要があります。
